合同合規(guī)管理之合同審核方法(上)
一、前言
合同審核是現(xiàn)代企業(yè)風險管理與合規(guī)運營的核心環(huán)節(jié)，其重要性遠超簡單的文本校對。一份嚴謹周密的合同不僅是交易雙方權利義務的書面憑證，更是企業(yè)規(guī)避法律風險、保障商業(yè)利益、提升運營效率的戰(zhàn)略性工具。在瞬息萬變的商業(yè)環(huán)境中，合同審核的質(zhì)量直接決定了企業(yè)在糾紛中的主動權、資源投入的回報率以及商業(yè)信譽的穩(wěn)固性。它要求審核者具備法律思維與商業(yè)洞察的雙重視角，在保障合規(guī)性的前提下，敏銳捕捉潛在風險點，精準構建權責平衡的條款體系，最終實現(xiàn)交易安全與商業(yè)目標的雙重保障。因此，掌握系統(tǒng)化、專業(yè)化的合同審核方法，是法務人員、業(yè)務骨干乃至企業(yè)管理層的必修課，其價值貫穿于企業(yè)從初創(chuàng)到壯大的全生命周期。
二、合同審核的核心理念與基本原則
合同審核絕非孤立的法律文本校對，而是一項融合法律風險防控與商業(yè)目標實現(xiàn)的系統(tǒng)性工程。其首要任務是確立并恪守一系列核心審查原則，這些原則構成了合同審核工作的基石。
“書面原則”要求凡涉及企業(yè)與其他主體間具有法律約束力的權利義務安排，原則上均應以書面合同形式明確固化。這不僅是《民法典》合同編對重要交易形式的基本要求，更是企業(yè)防范“口頭協(xié)議”爭議、杜絕業(yè)務人員擅自操作的關鍵防火墻。例如，重大采購、投資合作、知識產(chǎn)權許可等交易，其復雜性及潛在風險決定了書面合同的不可或缺性。當然，此原則亦非僵化不變，對于金額極小(如企業(yè)內(nèi)部可設定為人民幣1000元以下)的即時性、高頻次交易，例如零星辦公用品采購或緊急的救災物資調(diào)撥，可基于效率考量設定例外規(guī)則，但此類例外應嚴格限定范圍并通過制度明確審批流程，避免例外被濫用侵蝕合同管理的嚴肅性。
“簽訂先行原則”強調(diào)合同的簽訂應優(yōu)先于實質(zhì)性履行行為。尤其在涉及款項收付的合同中，堅持“先簽約，后履約”能最大程度避免事實合同關系不明、權利義務不清導致的爭議。現(xiàn)實中，業(yè)務部門常因項目緊急(如盡調(diào)需立即進場、趕工期需提前供貨)而先行操作，將合同審批置于事后補辦。此時，審核人員需在理解業(yè)務緊迫性的同時，堅持要求其在審批流程中詳盡備注正當理由及已采取的臨時風控措施，并嚴格監(jiān)督后續(xù)補簽手續(xù)的完整性，確保“特殊情形”不演變?yōu)?ldquo;管理漏洞”。
“合同必審原則”則進一步規(guī)定任何合同在簽署前必須完成既定審核流程，任何人不得規(guī)避審批擅自簽約。這要求公章管理員切實履行“最后一關”職責，核對完整審批記錄及最終定稿文本后方可用印，從操作源頭杜絕“未審先簽”的重大管理風險。
“文本標準化原則”旨在提升效率與風控水平，企業(yè)應建立層級化合同模板庫(集團統(tǒng)一模板供全體系使用，子公司特色模板滿足特定需求)，在簽約時優(yōu)先選用或參照最接近的模板。標準化文本不僅減少重復起草耗時，更能將企業(yè)長期積累的風控經(jīng)驗(如特定條款的成熟表述、關鍵風險點的預設應對)固化其中，顯著降低基礎條款疏漏及表述歧義的概率，為法務和業(yè)務人員提供高質(zhì)量起點。
三、合同通用條款的體系和審核
一份具備充分法律效力與商業(yè)保障價值的合同，其條款體系必須兼具完整性與精準性。業(yè)務人員常追求“極簡合同”，僅包含主體、標的、簽字頁等基本要素，而法務人員則需在理解其效率訴求的同時，深入闡釋核心條款的必要性及其缺失的潛在危害。
基礎條款是合同成立的法定要件與交易骨架。以典型買賣合同為例，根據(jù)《民法典》的規(guī)定及商事實踐，不可或缺的基礎條款包括：合同主體的完整識別信息(名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、住所地、有效聯(lián)系方式)，確保主體真實性與可聯(lián)絡性;清晰無歧義的標的物描述(規(guī)格、型號、技術參數(shù))，避免履行指向不明;準確的數(shù)量與計量單位;明確的質(zhì)量標準或驗收方法(國標、行標、樣品或特定技術指標);公平合理的價款或報酬及其計算方式(含稅、支付貨幣);詳盡的履行細節(jié)(期限、地點、運輸方式、交付條件);可操作的違約責任機制(違約情形界定、免責條件、違約金計算方式或損失賠償范圍);以及爭議解決路徑(訴訟管轄地或仲裁機構)。任何基礎條款的缺失或模糊，都將導致合同效力瑕疵或履行陷入僵局，最終引發(fā)耗時費力的糾紛。
重大合同更需嵌入精心設計的關鍵條款，作為風險防控的“加強筋”。法務人員需引導業(yè)務方理解其戰(zhàn)略價值，并以實際案例佐證其不可或缺性。例如：
違約責任條款的深度設計絕不僅限于約定違約金比例。在租賃合同糾紛中，如果合同中未明確約定維權成本(律師費、差旅費、訴訟費、擔保費)由敗訴方承擔，亦未設置具有足夠震懾力的違約金機制(如日萬分之五的遲延履行違約金)，將可能勝訴也陷入“贏了官司、虧了錢”的尷尬境地。理想條款應包含：“守約方因違約行為所遭受的全部直接及間接損失(含維權成本)均應由違約方賠償”，并輔以“按日計付的高額違約金(如總標的額萬分之五/日)作為履約擔保”。
對于保密條款，完備的保密條款應涵蓋：廣泛且具體的保密信息范圍(協(xié)議文本、交易細節(jié)、技術數(shù)據(jù)、財務信息);嚴格的保密義務主體(簽約雙方、其員工、關聯(lián)方及中介機構);禁止性行為(不得披露、非授權使用);例外情形(依法披露、已公開信息);違約責任(高額懲罰性違約金+損害賠償);以及核心的“條款獨立性”約定(即使合同無效或終止，保密義務依然有效)，保密期限應力爭約定為“永久”或遠長于合同有效期。
不可抗力條款需明確“不能預見、不能避免、不能克服”的核心特征，詳盡列舉典型事件(自然災害、疫情、社會動亂)，并規(guī)定嚴格的通知義務(事件發(fā)生后72小時內(nèi)書面通知，15日內(nèi)提交證明)及減損義務(未及時減損需對擴大損失擔責)。損失分擔應明確為“各自承擔”(除非一方過錯導致)，并特別注意排除“延遲履行期間發(fā)生不可抗力”的免責可能性。
爭議解決條款，對跨境或跨區(qū)域交易尤為關鍵。必須明確約定適用法律為中國法律(或其他準據(jù)法)，避免法律適用沖突。爭議解決方式(訴訟或仲裁)需單一、明確、可執(zhí)行。約定訴訟管轄時，爭取將管轄地鎖定在“甲方(我方)住所地法院”以降低維權成本;選擇仲裁則應完整準確寫明仲裁機構全稱(如“XX仲裁委員會”)及規(guī)則(“適用該會現(xiàn)行仲裁規(guī)則”)，明確仲裁語言(中文)及裁決效力(終局性)。嚴禁出現(xiàn)“可向XX法院起訴或提交XX仲裁委員會仲裁”的“或訴或裁”無效條款。
通知送達條款，是保障合同履行溝通及后續(xù)爭議程序順利進行的關鍵。需明確約定各方的有效送達地址、聯(lián)系人、電話、傳真及電子郵箱，并設定“信息變更需及時書面通知，否則原地址視為有效送達地”的約束機制。在實際糾紛中，完全可能由于合同未約定有效送達地址，導致催告函無法送達、訴訟文書需耗時公告，極大延誤了維權進程。
合同解除條款，在委托、服務類合同中，甲方需明確約定單方解除權(如乙方工作嚴重不達標、延遲超期、重大違約)，并設定合理的解除程序(書面通知、寬限期)及后續(xù)處理(已履行部分的結算、資料交接)。缺乏明確解除權條款，甲方可能陷入“不滿意卻無法脫身”的被動局面。
四、條款的精細化審查要點與風險識別
法律審查是合同審核的“專業(yè)內(nèi)核”，要求法務人員以法律的嚴謹目光審視每一個條款的合法性與周延性。
首要任務是確保合同形式合法有效。這包括核對簽約主體資格：對方是否為依法存續(xù)的法人/組織?法定代表人簽字是否真實?若非法定代表人簽署，必須查驗其是否持有真實、有效且在授權范圍與期限內(nèi)的授權委托書(原件或清晰核對章掃描件)，任何授權瑕疵均可能導致合同無效或效力待定。合同生效條款需格外關注：是“簽字蓋章生效”、“簽字或蓋章生效”，還是附條件(如取得某項批準)生效?表述必須清晰無歧義，避免約定“簽字蓋章后生效”卻僅有蓋章無簽字(或反之)導致效力爭議，或條件永遠無法成就而陷入僵局。對于通過代理人(如區(qū)域銷售經(jīng)理)談判的合同，必須將口頭達成的一致(如特殊折扣、免費維保期)不折不扣地轉化為書面條款，防止“說一套、寫一套”埋下糾紛種子。核心商務條款(價格、交付周期、付款節(jié)點、續(xù)約條件)更需與最終談判紀要逐字核對，杜絕“談妥A條件卻簽署B(yǎng)文本”的操作失誤。
合同內(nèi)容的合法性與邏輯自洽性是風險防控的核心。需運用法律專業(yè)知識逐條審視：質(zhì)量驗收標準是否符合國家強制性規(guī)定?付款方式是否違反外匯管制或反洗錢法規(guī)?爭議解決條款約定的管轄法院是否具有法定管轄權(如不動產(chǎn)糾紛專屬管轄)?約定的仲裁機構名稱是否準確且真實存在?違約金約定是否過高(超過實際損失30%可能被法院調(diào)低)?責任限制條款是否試圖免除己方造成對方人身傷害或重大過失的責任(此類條款依法無效)?需特別警惕“格式條款”風險：如我方提供格式文本，對免除或限制我方責任的條款(如免責聲明、賠償限額)必須采取足以引起對方注意的方式(加粗、標紅、單獨說明)提示，并留存對方確認知悉的證據(jù)，否則面臨條款不成為合同內(nèi)容或被認定無效的風險。合同條款間需保持高度邏輯一致性：前后稱謂(甲方/乙方)統(tǒng)一;關鍵術語(如“交付”、“驗收合格”)在全文中定義一致;義務設定與違約責任一一對應;時間節(jié)點(如付款日、交付日、通知日)計算清晰無沖突;附件引用(如技術規(guī)格書附錄一)確保實際存在且內(nèi)容匹配。任何表述模糊(如“盡快處理”、“合理期限”)均應轉化為可量化標準(如“收到通知后3個工作日內(nèi)啟動處理”)。
法律合規(guī)性審查需穿透表面文字審視潛在沖突。需核查合同約定是否與公司內(nèi)部強制性規(guī)章制度(如采購政策、關聯(lián)交易管理辦法)相抵觸。涉及對外擔保、大額投資、借款等事項，合同生效是否以完成內(nèi)部決策程序(如股東會/董事會決議)或外部審批/登記(如外商投資準入、反壟斷申報、不動產(chǎn)抵押登記)為前提?此類前置條件必須在合同生效條款中清晰體現(xiàn)(如“本合同自雙方簽署且甲方取得董事會批準之日起生效”)。還需警惕合同內(nèi)容是否無意中違反了其他領域法律法規(guī)：如技術許可合同含出口管制物項卻未約定合規(guī)審查義務;數(shù)據(jù)服務合同未包含《個人信息保護法》要求的條款;廣告合作合同中承諾的推廣效果違反《廣告法》禁止的絕對化用語。對于引用的法律法規(guī)、標準規(guī)范(如“應符合GB/T XXXX-2020要求”)，必須核實其是否為最新現(xiàn)行有效版本，避免引用廢止標準導致驗收無據(jù)。最后，需運用“逆向思維”審視：若未來發(fā)生糾紛，合同現(xiàn)有條款能否為仲裁/訴訟提供充分、無懈可擊的證據(jù)支持?關鍵事實(如履行情況、違約行為)的證明責任約定是否明確?通知送達條款能否確保程序合法?在合同審查階段即構建“證據(jù)友好型”文本，能為未來可能的爭議解決奠定堅實基礎。
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